Bistromail: die E-Mail-Marketing-Plattform von Bistrochat für Restaurants

Ihre Gästeliste gibt es schon. Die meisten Restaurants schreiben ihr nie.

Jedes Restaurant mit einem echten Reservierungssystem sitzt auf einer Gästeliste, um die es viele Händler beneiden würden — Namen, E-Mail-Adressen, Besuchshistorie, Umsatz, Anlässe, wie oft jemand wiederkommt. Fast nichts davon wird genutzt. Einen Newsletter aufzusetzen heißt: eine CSV-Datei nach Mailchimp oder Brevo exportieren, hoffen, dass der Export nicht veraltet ist, eine E-Mail von Grund auf gestalten und jedes Mal wieder von Hand eine Liste zusammenstellen. Also passiert es nicht, und der Gast, der letztes Jahr sechsmal da war, bleibt still und leise weg, ohne je wieder etwas vom Restaurant gehört zu haben.

Bistromail ist die hauseigene E-Mail-Marketing-Plattform von Bistrochat, direkt auf dem CRM aufgebaut, das bereits die Reservierungen eines Restaurants verwaltet. Kein Export, keine Synchronisation, kein zweites System, das mit dem ersten abgeglichen werden muss. Gäste, Tags, Besuchszahlen und Umsatz sind in dem Moment da, in dem Bistromail geöffnet wird — in Echtzeit, pro Betrieb.

Was ist Bistromail?

Bistromail ist ein E-Mail-Marketing- und Marketing-Automation-Tool, das in die Restaurantplattform von Bistrochat integriert ist. Damit können Restaurantinhaber und Manager:

Einen Newsletter in wenigen Minuten in eine bearbeitbare E-Mail verwandeln — durch Import eines vorhandenen Designs oder im Chat mit einem KI-Assistenten, der ihn schreibt und bearbeitet
Einmalige Kampagnen an intelligente, stets aktuelle Zielgruppen (Stammgäste, verlorene Gäste, VIPs, Gäste mit hohem Umsatz …) oder an handverlesene Listen senden
Wiederkehrende E-Mails automatisieren — Geburtstagsgrüße, Rückgewinnungsnachrichten, Nachfass-E-Mails nach No-Shows und Stornierungen —, die nach dem Einschalten von selbst laufen
Sehen, welche Reservierungen, Gedecke und welchen Umsatz jede Kampagne und jede Automatisierung tatsächlich zurückgebracht hat
Neue Abonnenten über ein Anmelde-Widget auf der eigenen Website des Restaurants direkt ins CRM holen

Alles arbeitet mit denselben Gästedaten wie das Reservierungsbuch: nichts zu importieren, keine Liste aktuell zu halten und keine zweite Kundendatenbank abzugleichen.

Ein Newsletter aus einem Bild, einer Datei, einer E-Mail oder einer leeren Seite

Die meisten Restaurants haben irgendwo schon Marketingmaterial — eine alte Mailchimp-Kampagne, einen PDF-Flyer aus der Druckerei, ein einmal in Canva gestaltetes Plakat. Der Import von Bistromail macht aus all dem eine vollständig bearbeitbare E-Mail:

Ein Bild (PNG, JPG, WebP) oder ein Screenshot eines Designs
Ein PDF (die ersten 8 Seiten)
Direkt eingefügtes HTML oder ein .zip-Export aus Mailchimp, Brevo, Klaviyo oder Constant Contact
Eine gespeicherte .eml-E-Mail-Datei
Weiterleiten einer E-Mail — jeder Betrieb erhält eine eigene Import-Adresse; leiten Sie einen beliebigen Newsletter dorthin weiter, und er erscheint in Bistromail, bereit zur Prüfung
Der Link zu einem öffentlichen Instagram-Beitrag — Bildunterschrift und Fotos werden automatisch zum Newsletter-Text
Eines der eigenen Events des Restaurants auf Bistrochat, verwandelt in eine Ankündigung mit Terminen, Sitzungszeiten und Reservierungsbutton
Eine der eigenen WhatsApp Business-Vorlagen des Restaurants, verwandelt in eine E-Mail mit demselben Kopfbild und derselben Nachricht

Egal aus welcher Quelle: Eine KI-Engine liest das Layout — trennt Text von Grafik, gleicht Schriften ab, lässt Logos und Fotos unverändert — und baut es als Satz bearbeitbarer Blöcke neu auf: Überschriften, Text, Bilder, Buttons, Trennlinien, Menükarten. Die neu aufgebaute Version wird vor dem Speichern neben dem Original angezeigt, sodass nichts ungeprüft hinausgeht. Das Logo des Restaurants und ein Abmeldelink werden immer hinzugefügt; nichts, was jemand anderes gestaltet hat, wird jemals unverändert ohne sie versendet.

Für einen Neustart bringt Bistromail neun fertige Vorlagen mit — eine leere Fläche, eine Ankündigung im Markendesign und sieben saisonale Designs (Halloween, Weihnachten, Mondneujahr, Vatertag, Muttertag, Thanksgiving, Silvester) —, die beim Öffnen automatisch Logo, Markenfarben und Titelbild des Betriebs tragen, ohne dass vorher etwas eingerichtet werden muss.

Ein KI-Assistent, der die E-Mail für Sie bearbeitet

Neben jeder Vorlage gibt es ein Chatfenster. Statt sich durch ein Eigenschaftenfenster zu klicken, kann ein Manager einfach sagen, was er möchte — „mach den Header dunkler", „setz das Menü in zwei Spalten", „füg einen Button mit Tisch reservieren hinzu", „mach diesen Abschnitt wärmer und kürzer" —, und der Assistent schreibt die E-Mail live auf der Arbeitsfläche um. Wird vorher ein Block ausgewählt, kann sich die Anweisung gezielt auf „diesen hier" beziehen. Jede Antwort lässt sich mit einem einzigen Tippen rückgängig machen.

Derselbe Assistent erstellt und bearbeitet Bilder für die E-Mail: Beschreiben Sie ein Bild („eine Sommerterrasse in der Abenddämmerung, warmes Licht, kein Text"), und er erzeugt es und legt es anschließend zur Wiederverwendung in der Bildbibliothek des Betriebs ab; bitten Sie ihn, ein vorhandenes Bild zu ändern („Text entfernen", „quadratisch machen", „wärmeres Licht"), und er bearbeitet dieses Bild direkt. Stil, Szene, Stimmung, Format und Bildausschnitt stehen außerdem als antippbare Vorschläge bereit, für alle, die nicht genau wissen, was sie verlangen sollen, und bis zu fünf Referenzbilder oder PDF-Seiten können als Stilvorgabe angehängt werden, der die KI folgt, ohne sie einfach zu kopieren.

Jedes Bildfeld hat zudem eine Bildbibliothek (eigene Uploads des Betriebs, KI-Kreationen und frühere Auswahlen), eine integrierte Stockfoto-Suche und einen einfachen Upload-Button — ein visueller Newsletter hängt also nie davon ab, einen Designer im Team zu haben.

Zielgruppen, die sich selbst aktualisieren

Die Zielgruppe einer Kampagne ist in Bistromail eine lebende Regel, kein statischer Export: Stammgäste (drei oder mehr Besuche), Verlorene Gäste (seit 90 Tagen nicht mehr da), Neue Gäste (erster Besuch in den letzten 30 Tagen), Lange nichts von uns gehört (seit 60 Tagen keine Bistromail-E-Mail), Top-Umsatzgäste (die obersten 10 % nach Gesamtumsatz) und VIPs (im bereits im Service genutzten CRM als solche markiert). Jede Vorgabe wird in dem Moment frisch berechnet, in dem eine Kampagne geprüft wird, und erneut beim Versand — ein Gast, der am Tag vor dem Versand zum Stammgast wird, ist dabei; wer sich eine Stunde vorher abmeldet, nicht.

Jede Regel lässt sich auch in eine feste Liste umwandeln — genau die Personen zu diesem Zeitpunkt, gespeichert zur Wiederverwendung — für den seltenen Fall, dass statt einer Regel eine exakte Momentaufnahme gebraucht wird. Beide Varianten bieten dieselben Einwilligungsgarantien: Eine feste Liste wird beim Versand erneut gegen Opt-in-Status und Abmeldungen geprüft und ist nie ein Weg, sie zu umgehen.

Jede Kampagne geht außerdem wahlweise an eine von zwei Zielgruppen: Gäste, die dem Marketing ausdrücklich zugestimmt haben, oder alle mit hinterlegter E-Mail-Adresse — in beiden Fällen wird die Zahl der erreichbaren Empfänger live angezeigt.

Automatisierungen: einmal einrichten, sie laufen jeden Tag

Hier wird Bistromail vom „Newsletter-Tool" zum „Marketing, das von selbst läuft". Eine Automatisierung ist ein einziger Satz in Alltagssprache — wenn das bei einem Gast passiert, sende diese E-Mail —, zusammengestellt aus einer kurzen Liste von Rezepten:

Geburtstagsgrüße, vor dem Geburtstag eines Gastes versendet
Rückgewinnung, in drei Stufen (3, 6 und 12 Monate ohne Besuch), jede mit eigener Nachricht
Tag hinzugefügt, sobald das Team einen Gast im CRM markiert (ein neuer Stammgast, ein Weinliebhaber, alles, was der Service ohnehin erfasst)
No-Show-Nachfassen, ein freundlicher Anstoß, wenn eine verpasste Reservierung nicht neu gebucht wurde
Stornierungs-Nachfassen, eine Einladung an einen Gast, der storniert hat, einen neuen Termin zu wählen
Großer Umsatz, ein Dankeschön, sobald der Gesamtumsatz eines Gastes eine Schwelle überschreitet
Treuer Gast, zur Würdigung eines Meilensteins bei der Besuchszahl

Jede Automatisierung entsteht in drei Schritten — Auslöser wählen, die zu sendende E-Mail wählen (oder duplizieren), ein paar Einstellungen als verständliche Chips anpassen —, mit sinnvollen Voreinstellungen, die gut genug sind, um sie ganz ohne Änderungen einzuschalten. Im Hintergrund setzt Bistromail die Regeln durch, die verhindern, dass daraus Spam wird: eine Sperrfrist pro Gast, damit niemand dieselbe automatische E-Mail aus demselben Grund zweimal erhält, eine Frequenzobergrenze über alle Automatisierungen und alle Betriebe einer Gruppe hinweg, damit ein Gast nie von mehreren Regeln gleichzeitig überflutet wird, und eine Rangfolge zwischen den Automatisierungen, damit nur der Treffer mit der höchsten Priorität versendet wird, wenn ein Gast für mehrere infrage kommt. Automatisierungen erreichen ausschließlich Gäste, die eingewilligt haben.

Der Beweis, dass es funktioniert: jede automatische E-Mail mit einer Reservierung verknüpft

Bistromail versendet nicht einfach und hofft das Beste. Jede Kampagne und jede Automatisierung erfasst Öffnungen, Klicks, Bounces und Abmeldungen selbst — ganz ohne Analysetools von Drittanbietern — und geht noch einen Schritt weiter: Sie verknüpft Sendungen mit tatsächlichen Reservierungen. Eine Reservierung gilt als durch eine E-Mail zurückgewonnen, wenn sie innerhalb eines festgelegten Zeitfensters nach dieser E-Mail getätigt wurde (standardmäßig 30 Tage, pro Betrieb anpassbar) und entweder über den Link dieser E-Mail kam oder der Gast die E-Mail zuvor geöffnet hatte. Ist das Kassensystem (POS) des Betriebs angebunden, wird auch der Umsatz aus dieser Reservierung gezählt.

Diese Zahl — zurückgewonnene Reservierungen und Gedecke, Umsatz, sofern verfügbar — erscheint im Bericht jeder Kampagne, auf jeder Automatisierungskarte, im Dashboard für die letzten 30 Tage und im monatlichen Inhaberbericht des Restaurants neben den übrigen Leistungsdaten. Ein Restaurant sieht in klaren Zahlen, dass das Einschalten von „Rückgewinnung" eine bestimmte Anzahl Gäste und eine bestimmte Anzahl Gedecke zurückgebracht hat — nicht nur, dass eine E-Mail verschickt wurde.

Ein „Newsletter abonnieren"-Widget für die eigene Website des Restaurants

Neue Abonnenten müssen nicht aus einer bestehenden Gästeliste stammen. Bistromail erstellt für jeden Betrieb ein Anmelde-Widget — ein einbettbares Snippet für die eigene Website des Restaurants, eine gehostete Anmeldeseite und einen QR-Code für Printmaterial (Tischaufsteller, Kassenbon, Fensteraufkleber). Ein Gast, der sich anmeldet, gibt E-Mail-Adresse und Telefonnummer an (Name optional) und landet direkt als Kontakt mit Einwilligung im CRM, bereit für die nächste Kampagne oder Automatisierung — ohne Tabelle, ohne manuelles Eintragen.

Automatisch testen, was funktioniert

Nicht sicher, welche Betreffzeile geöffnet wird? Bistromail kann zwei Betreffzeilen automatisch gegeneinander testen: Ein Fünftel der Zielgruppe wird gleichmäßig auf beide aufgeteilt, und nach kurzer Wartezeit wird die Version mit mehr eindeutigen Öffnungen (bei Gleichstand entscheiden die Klicks) automatisch an alle anderen gesendet. Nichts zu überwachen und kein manueller Nachversand — der Gewinner wird ermittelt und der Rest der Liste erhält ihn.

Gemacht dafür, wie Restaurants wirklich E-Mails versenden

Einwilligung zuerst, immer. Nur Gäste, die dem Marketing ausdrücklich zugestimmt haben (oder, wenn der Absender es wählt, alle mit hinterlegter E-Mail-Adresse), können für eine Kampagne ausgewählt werden; Abmeldungen und Bounces sind in beiden Fällen ausgeschlossen. Hat sich ein Gast abgemeldet, kann nur er selbst sich wieder anmelden — Bistromail lässt das Team nie jemanden in seinem Namen erneut eintragen, denn genau dieses Muster führt dazu, dass Absender von Postfachanbietern abgestraft werden.
Eine eigene Versanddomain, durchgängig authentifiziert, mit einer eigenen, wiedererkennbaren Absender- und Antwortadresse für jeden Betrieb, überwachten Bounce- und Beschwerdequoten und automatischem Failover zwischen Versandinfrastrukturen, damit ein Aussetzer bei einem einzelnen Anbieter nie eine Kampagne mitten im Versand stoppt.
Ein großzügiges Gratiskontingent. Jeder Betrieb enthält 5.000 kostenlose E-Mails pro Monat, und Restaurantgruppen bündeln diese über alle ihre Betriebe — zwei Betriebe teilen sich 10.000, drei teilen sich 15.000 und so weiter. Verbrauch, verbleibendes Kontingent und Rücksetzdatum werden im gesamten Produkt angezeigt; wer über das Gratiskontingent hinausgeht, zahlt lediglich einen kleinen Betrag pro 1.000 E-Mails, der vor jedem Versand angezeigt wird.
Jede angezeigte Uhrzeit ist die Ortszeit des Betriebs — das Berichtsdiagramm, der Versandplan, das Aktivitätsprotokoll —, sodass eine Restaurantgruppe über mehrere Länder oder Zeitzonen hinweg immer ihre eigene Uhr liest, nie die des Browsers.
Mehrere Betriebe und Marken vom ersten Tag an. Eine Restaurantgruppe verwaltet die Kampagnen, Vorlagen und Automatisierungen aller Betriebe mit einem einzigen Login, mit eigener Absenderadresse und eigenem Branding pro Betrieb, während getrennte Unternehmen, die mit demselben Konto verbunden sind, die Gäste, Vorlagen oder Kampagnen der anderen nie sehen oder teilen.

So funktioniert es

Bistromail ist Teil der Bistrochat-Plattform und im Bullish-Tarif enthalten: Jedes Bullish-Restaurant, das Bistrochat bereits für Reservierungen nutzt, hat seine Gästeliste, Besuchshistorie und Tags vom ersten Tag an einsatzbereit, an dem Bistromail eingeschaltet wird — nichts zu importieren, zu verbinden oder einzurichten außer einem Absendernamen und einem Logo. Kampagnen und Automatisierungen laufen über denselben Login wie der Rest von Bistrochat, in der Sprache des Restaurants.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine Verteilerliste oder ein separates E-Mail-Tool, um Bistromail zu nutzen? Nein. Bistromail liest dieselbe Gästeliste, die Bistrochat bereits für Reservierungen führt — Namen, E-Mail-Adressen, Besuchshistorie, Tags und Umsatz sind schon da. Es gibt nichts zu exportieren oder zu importieren, um mit dem Versand zu beginnen.

Kann ich einen alten Newsletter oder einen PDF-Flyer in eine Bistromail-Vorlage verwandeln? Ja. Laden Sie ein Bild, ein PDF, eingefügtes HTML, einen .zip-Export aus Tools wie Mailchimp oder Brevo oder eine gespeicherte .eml-Datei hoch, oder leiten Sie die E-Mail an die eigene Import-Adresse des Betriebs weiter, und Bistromail baut daraus eine bearbeitbare Vorlage mit dem Logo des Restaurants und einem Abmeldelink, die vor dem Speichern zur Prüfung angezeigt wird.

Welche automatischen E-Mails kann Bistromail selbstständig versenden? Geburtstagsgrüße, eine dreistufige Rückgewinnungsserie für Gäste, die nicht mehr kommen, eine Begrüßung, wenn ein Gast markiert wird, Nachfass-E-Mails nach einem No-Show oder einer Stornierung, ein Dankeschön, sobald der Umsatz eines Gastes eine Schwelle überschreitet, und eine Meilenstein-Nachricht für treue Gäste — jede davon eine verständliche Regel mit Sperrfrist, automatisierungsübergreifender Frequenzobergrenze und Prioritätsrangfolge, damit Gäste nie zu viele E-Mails bekommen.

Woher weiß Bistromail, dass eine E-Mail zu einer Reservierung geführt hat? Eine Reservierung gilt als zurückgewonnen, wenn sie innerhalb eines festgelegten Zeitfensters (standardmäßig 30 Tage) nach der E-Mail erfolgt und entweder über den Link dieser E-Mail kam oder der Gast die E-Mail zuvor geöffnet hatte. Die Zahl — und der Umsatz, wenn das POS des Betriebs angebunden ist — erscheint im Kampagnenbericht, bei der Automatisierung, im Dashboard und im monatlichen Inhaberbericht.

Schreibt Bistromail Gäste an, die dem Erhalt von Marketing nie zugestimmt haben? Nein. Versendet wird standardmäßig nur per Opt-in, Abmeldungen sind dauerhaft und können nur vom Gast selbst rückgängig gemacht werden, und jeder Versand wird genau im Moment des Versendens erneut auf Einwilligung geprüft — nicht nur beim erstmaligen Erstellen der Zielgruppe.

Ist Bistromail kostenlos? Es ist für jeden Betrieb im Bullish-Tarif ohne Aufpreis enthalten, mit 5.000 kostenlosen E-Mails pro Kalendermonat, gebündelt über alle Betriebe einer Gruppe. Darüber hinaus kommt ein kleiner Betrag pro 1.000 E-Mails hinzu, der vorab angezeigt wird, bevor eine Kampagne verschickt wird.

Wie bekomme ich Bistromail für mein Restaurant? Bistromail ist für jedes Restaurant im Bullish-Tarif von Bistrochat enthalten — im Branded-Tarif ist es nicht verfügbar. Wenn Ihr Restaurant Bistrochat nutzt, aber noch nicht im Bullish-Tarif ist, oder Sie Bistrochat noch gar nicht nutzen, nehmen Sie Kontakt auf — das Reservierungssystem für jeden Buchungskanal, mit bereits integrierter Marketing-Engine.

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