20 Tính Năng Cần Thiết Cho Hệ Thống Quản Lý Bàn và Đặt Chỗ Nhà Hàng Hiện Đại
Chọn đúng hệ thống quản lý bàn và đặt chỗ nhà hàng (TMS) có thể định hình sự thành công của nhà hàng bạn trong năm 2025 và xa hơn nữa. Các tính năng phù hợp sẽ giúp bạn tự động hóa hoạt động, tối đa hóa số lượng chỗ ngồi, tăng doanh thu, xây dựng lòng trung thành của khách hàng và đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng cho tương lai.
Dưới đây là 20 tính năng bắt buộc mà mọi TMS hiện đại phải có — cùng với lý do tại sao chúng quan trọng đối với lợi nhuận, hoạt động marketing và sự hài lòng của khách hàng của nhà hàng bạn.
1. Tích hợp Đặt chỗ Đa kênh
Lợi ích chính: Đặt được nhiều chỗ hơn và tăng doanh thu.
Chấp nhận đặt chỗ liền mạch từ trang web, Instagram, Facebook, WhatsApp, LINE, Messenger, WeChat (cho Trung Quốc đại lục) và Zalo (cho thị trường Việt Nam) của bạn. Tiếp cận khách hàng ở nơi họ đang duyệt web và hợp nhất tất cả các lượt đặt chỗ vào một hệ thống.
2. Quản lý Bàn Năng động
Lợi ích chính: Tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian và lợi nhuận.
Quản lý sơ đồ mặt bằng của bạn theo thời gian thực, kết hợp hoặc tách bàn một cách dễ dàng và điều chỉnh bố cục ngay lập tức để tối ưu hóa sức chứa.
3. Quản lý Sơ đồ Mặt bằng Đa tầng
Lợi ích chính: Tăng doanh thu trong các sự kiện đặc biệt.
Tạo nhiều sơ đồ mặt bằng cho những ngày có nhu cầu cao như Ngày lễ tình nhân bằng cách chia bàn để tối đa hóa số lượng chỗ ngồi, đặc biệt là đối với bàn 2 người.
4. Quản lý Danh sách Chờ
Lợi ích chính: Nắm bắt nhu cầu và lấp đầy các lượt hủy.
Cho phép khách hàng tham gia danh sách chờ trực tiếp khi hết chỗ và thông báo cho họ tự động khi có bàn sẵn, giảm các cơ hội doanh thu bị mất.
5. Hệ thống Xếp hàng cho Khách vãng lai
Lợi ích chính: Cải thiện sự hài lòng của khách hàng và quản lý thời gian chờ đợi.
Quản lý hàng đợi khách vãng lai một cách chuyên nghiệp, thông báo cho khách hàng qua điện thoại di động và loại bỏ danh sách giấy lộn xộn hoặc khu vực chờ đợi hỗn loạn.
6. Đảm bảo Bằng Thẻ Tín dụng & Bảo vệ Khách hàng Không đến
Lợi ích chính: Đảm bảo doanh thu và giảm doanh số bị mất.
Thu tiền giữ chỗ hoặc tiền đặt cọc bằng thẻ tín dụng cho các lượt đặt chỗ quan trọng, giảm đáng kể số lượng khách hàng không đến trong khi vẫn duy trì sự tiện lợi cho khách hàng.
7. CRM Khách hàng và Gắn thẻ Thông minh
Lợi ích chính: Xây dựng lòng trung thành của khách hàng và nhắm mục tiêu mạnh mẽ hơn.
Lưu trữ sở thích, dị ứng, ngày quan trọng và lịch sử ghé thăm của khách hàng để cá nhân hóa dịch vụ và các nỗ lực marketing trong tương lai.
8. Truy cập Dữ liệu Khách hàng Liên cơ sở
Lợi ích chính: Cải thiện hoạt động marketing cấp nhóm và nhận diện khách hàng.
Chia sẻ hồ sơ khách hàng trên tất cả các nhà hàng của bạn, ghi nhận những khách hàng trung thành bất kể họ ghé thăm địa điểm nào.
9. Xác nhận và Tái xác nhận Đặt chỗ Tự động
Lợi ích chính: Giảm số lượng khách hàng không đến và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
Tự động xác nhận, nhắc nhở và tái xác nhận đặt chỗ bằng SMS, WhatsApp hoặc email, giảm thiểu các hoạt động theo dõi thủ công.
10. Điều chỉnh Tốc độ Khách hàng và Kiểm soát Ca
Lợi ích chính: Đảm bảo dịch vụ suôn sẻ và bảo vệ hoạt động của bếp.
Kiểm soát số lượng khách hàng được đặt cho mỗi khung giờ để phù hợp với công suất của bếp và khu vực phục vụ phía trước mà không làm quá tải đội ngũ phục vụ.
11. Quản lý Thời gian Ngồi Thông minh
Lợi ích chính: Tối đa hóa vòng quay bàn mà không làm vội khách hàng.
Chỉ định thời gian ăn uống khác nhau dựa trên số lượng khách (ví dụ: 90 phút cho 2 khách, 2 giờ cho 4+ khách) để tối ưu hóa việc sử dụng lại bàn.
12. Quyền sở hữu Dữ liệu Khách hàng
Lợi ích chính: Xây dựng giá trị kinh doanh lâu dài.
Giữ toàn quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn — tên, email, số điện thoại di động, lịch sử ghé thăm — thay vì để bên thứ ba sở hữu khách hàng của bạn.
13. Mô hình Định giá Cố định với các Kênh Marketing Trả phí Khả dụng
Lợi ích chính: Bảo toàn lợi nhuận trong khi vẫn có thể truy cập marketing tùy chọn.
TMS nội bộ của bạn phải có phí cố định. Marketing trả phí (ví dụ: OpenRice, Chope, Hungry Hub, FunNow) rất hữu ích, nhưng đừng gắn toàn bộ doanh thu của bạn vào phí trên mỗi lượt khách.
14. Bảng điều khiển Phân tích và Báo cáo
Lợi ích chính: Đưa ra quyết định sáng suốt hơn, dựa trên dữ liệu.
Nhận thông tin chi tiết tức thì về nguồn đặt chỗ, tỷ lệ khách hàng không đến, khung giờ hoạt động tốt nhất và tỷ lệ khách hàng quay lại.
15. Kết nối với các Nền tảng Marketing (Mailchimp, Brevo, Sendgrid)
Lợi ích chính: Cải thiện khả năng nhắm mục tiêu và hiệu quả chiến dịch.
Tích hợp dữ liệu TMS của bạn trực tiếp vào các nền tảng EDM để tự động hóa bản tin, ưu đãi sinh nhật và marketing VIP mà không cần nhập thủ công.
16. Truy cập API để Tùy chỉnh trong Tương lai
Lợi ích chính: Đảm bảo hệ thống công nghệ của bạn luôn sẵn sàng cho tương lai.
Ngay cả khi không cần thiết hôm nay, quyền truy cập API cho phép bạn tích hợp đặt chỗ vào ứng dụng, chương trình khách hàng thân thiết hoặc nền tảng đặt hàng của riêng bạn sau này.
17. Giao diện Nhân viên Thân thiện với Thiết bị Di động và Trực quan
Lợi ích chính: Giảm thiểu thời gian đào tạo và giảm lỗi.
Với tỷ lệ luân chuyển nhân viên F&B cao, hệ thống của bạn phải nhanh chóng, đơn giản và trực quan để giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm vững việc quản lý đặt chỗ.
18. Xử lý Thanh toán Trước và Khuyến mãi Linh hoạt
Lợi ích chính: Tăng cường dòng tiền và thu hút khách hàng.
Chấp nhận đặt chỗ trả trước, tiền đặt cọc và mã khuyến mãi trong quá trình đặt chỗ cho các sự kiện đặc biệt, thực đơn cố định và phần thưởng khách hàng thân thiết.
19. Quản lý Đánh giá Thông minh
Lợi ích chính: Xây dựng danh tiếng trực tuyến tích cực và thúc đẩy khả năng hiển thị.
Tự động yêu cầu những khách hàng hài lòng để lại đánh giá công khai và chia sẻ trải nghiệm của họ trực tuyến, củng cố khả năng hiển thị và hình ảnh thương hiệu của nhà hàng bạn.
20. Câu hỏi Thường gặp về Khách hàng do AI Cung cấp và Quản lý Điện thoại IVR
Lợi ích chính: Tiết kiệm thời gian, nắm bắt nhiều lượt đặt chỗ hơn và cải thiện dịch vụ.
Sử dụng chatbot AI để trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng (thực đơn, phí nút chai, tùy chọn thuần chay, v.v.) và triển khai hệ thống điện thoại IVR do AI điều khiển để tránh bỏ lỡ các lượt đặt chỗ ngay cả trong thời gian cao điểm.
Kết luận
Các nhà hàng hiện đại không thể sử dụng các hệ thống đặt chỗ lỗi thời. Chọn một TMS với 20 tính năng này có nghĩa là bạn sẽ:
- Tối đa hóa số lượng chỗ ngồi và lợi nhuận của bạn
- Tự động hóa hoạt động của bạn và giảm công việc thủ công
- Thúc đẩy marketing, lòng trung thành và giá trị trọn đời của khách hàng
- Cung cấp dịch vụ vượt trội giúp khách hàng quay lại
Bạn đã sẵn sàng xem Bistrochat đáp ứng tất cả 20 tiêu chí (và hơn thế nữa) và giúp bạn đảm bảo hoạt động F&B của mình luôn sẵn sàng cho tương lai như thế nào chưa?
Đặt lịch dùng thử miễn phí 1 giờ ngay hôm nay — và bắt đầu biến mọi lượt đặt chỗ thành một trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng.
