Elegir el sistema de gestión de reservas y mesas (TMS) adecuado puede definir el éxito de su restaurante en 2025 y más allá. Las funciones adecuadas le ayudarán a automatizar las operaciones, maximizar las plazas, aumentar los ingresos, fidelizar a los clientes y preparar su negocio para el futuro.

Aquí están las 20 funciones imprescindibles que todo TMS moderno debe incluir, junto con las razones por las que son importantes para la rentabilidad, el marketing y la satisfacción de los clientes de su restaurante.

1. Integración de reservas multicanal #

Beneficio clave: Reserve más cubiertos y aumente los ingresos brutos.

Acepte reservas sin problemas desde su sitio web, Instagram, Facebook, WhatsApp, LINE, Messenger, WeChat (para China continental) y Zalo (para el mercado de Vietnam). Capture a los clientes donde ya están navegando y unifique todas las reservas en un solo sistema.

2. Gestión dinámica de mesas #

Beneficio clave: Maximice la eficiencia y los márgenes del local.

Gestione el plano de su local en tiempo real, combine o divida las mesas sin esfuerzo y adapte los diseños al instante para optimizar la capacidad de asientos.

3. Gestión de planos de planta múltiples #

Beneficio clave: Aumente los ingresos durante los eventos especiales.

Cree múltiples planos de planta para los días de alta demanda, como el Día de San Valentín, dividiendo las mesas para maximizar los asientos, especialmente para las mesas de 2 personas.

4. Gestión de listas de espera #

Beneficio clave: Capture la demanda y llene las cancelaciones.

Permita que los clientes se unan a una lista de espera en vivo cuando esté lleno y notifíqueles automáticamente cuando una mesa esté lista, reduciendo las oportunidades de ingresos perdidos.

5. Sistema de colas para clientes sin reserva #

Beneficio clave: Mejore la satisfacción del cliente y la gestión del tiempo de espera.

Gestione las colas de clientes sin reserva de forma profesional, notifique a los clientes por móvil y elimine las listas de papel desordenadas o las zonas de espera caóticas.

6. Garantía de tarjeta de crédito y protección contra la no presentación #

Beneficio clave: Asegure los ingresos y reduzca las ventas perdidas.

Recoja retenciones o depósitos de tarjetas de crédito para las reservas importantes, reduciendo drásticamente las no presentaciones y manteniendo la comodidad de los clientes.

7. CRM de clientes y etiquetado inteligente #

Beneficio clave: Construya una mayor lealtad de los clientes y una mejor segmentación.

Almacene las preferencias de los clientes, las alergias, las fechas importantes y el historial de visitas para personalizar el servicio futuro y los esfuerzos de marketing.

8. Acceso a los datos de los clientes en todos los locales #

Beneficio clave: Mejore el marketing a nivel de grupo y el reconocimiento de los clientes.

Comparta los perfiles de los clientes en todos sus restaurantes, reconociendo a los clientes leales sin importar el local que visiten.

9. Confirmación y reconfirmación automatizadas de las reservas #

Beneficio clave: Reduzca las no presentaciones y ahorre tiempo al personal.

Confirme, recuerde y reconfirme automáticamente las reservas por SMS, WhatsApp o correo electrónico, minimizando el seguimiento manual.

10. Ritmo de los clientes y control de turnos #

Beneficio clave: Asegure un servicio fluido y proteja las operaciones de la cocina.

Controle cuántos clientes se reservan por franja horaria para que coincida con la capacidad de su cocina y FOH sin sobrecargar al equipo de servicio.

11. Gestión inteligente del tiempo de asiento #

Beneficio clave: Maximice la rotación sin apresurar a los clientes.

Asigne diferentes tiempos de comida en función del tamaño del grupo (por ejemplo, 90 minutos para 2 personas, 2 horas para 4 o más personas) para optimizar la reutilización de las mesas.

12. Propiedad de los datos de los clientes #

Beneficio clave: Construya un valor comercial a largo plazo.

Conserve el control total de su base de datos de clientes (nombres, correos electrónicos, números de móvil, historial de visitas) en lugar de dejar que terceros sean dueños de sus clientes.

13. Modelo de precios fijos con canales de marketing de pago disponibles #

Beneficio clave: Preserve los márgenes mientras accede al marketing opcional.

Su TMS interno debe tener una tarifa plana. El marketing de pago (por ejemplo, OpenRice, Chope, Hungry Hub, FunNow) es útil, pero no vincule todos sus ingresos a las tarifas por cubierto.

14. Panel de análisis e informes #

Beneficio clave: Tome decisiones más inteligentes basadas en datos.

Obtenga información instantánea sobre las fuentes de reserva, las tasas de no presentación, las franjas horarias de mejor rendimiento y los porcentajes de clientes recurrentes.

15. Conexión a plataformas de marketing (Mailchimp, Brevo, Sendgrid) #

Beneficio clave: Mejore la segmentación y la eficiencia de las campañas.

Integre los datos de su TMS directamente en las plataformas EDM para automatizar los boletines, las ofertas de cumpleaños y el marketing VIP sin importaciones manuales.

16. Acceso a la API para futuras personalizaciones #

Beneficio clave: Prepare su pila tecnológica para el futuro.

Incluso si no se necesita hoy, el acceso a la API le permite integrar las reservas en sus propias aplicaciones, programas de fidelización o plataformas de pedidos más adelante.

17. Interfaz de personal intuitiva y compatible con dispositivos móviles #

Beneficio clave: Minimice el tiempo de formación y reduzca los errores.

Con la alta rotación de personal de F&B, su sistema debe ser rápido, sencillo y visual para ayudar al nuevo personal a dominar rápidamente la gestión de reservas.

18. Gestión flexible de prepagos y promociones #

Beneficio clave: Aumente el flujo de caja y atraiga a los clientes.

Acepte reservas prepagadas, depósitos y códigos promocionales durante el proceso de reserva para eventos especiales, menús fijos y recompensas de fidelidad.

19. Gestión inteligente de reseñas #

Beneficio clave: Construya una reputación positiva en línea e impulse el descubrimiento.

Pida automáticamente a los clientes satisfechos que dejen reseñas públicas y compartan sus experiencias en línea, fortaleciendo la visibilidad y la imagen de marca de su restaurante.

20. Preguntas frecuentes de los clientes impulsadas por IA y gestión telefónica IVR #

Beneficio clave: Ahorre tiempo, capture más reservas y mejore el servicio.

Utilice chatbots de IA para responder a las preguntas comunes de los clientes (menú, descorche, opciones veganas, etc.) e implemente sistemas telefónicos IVR impulsados por IA para evitar perder reservas incluso durante las horas punta.

Conclusión #

Los restaurantes modernos no pueden permitirse sistemas de reserva obsoletos. Elegir un TMS con estas 20 funciones significa que usted:

• Maximizará sus asientos y márgenes
• Automatizará sus operaciones y reducirá el trabajo manual
• Impulsará el marketing, la fidelidad y el valor de por vida del cliente
• Ofrecerá un servicio superior que hará que los clientes vuelvan

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